Ergens op je computer staat een spreadsheet waar je liever niet aan denkt. Formules die je ooit van iemand kreeg, kolommen waarvan niemand meer weet waarom ze er staan, en elk kwartaal hetzelfde gepuzzel. Administratie is voor de meeste ondernemers geen vak maar een verplicht bijvak — en precies daar is AI een geduldige hulpkracht. Vijf prompts die uren schelen.
Ze werken in elke chatbot (Claude, ChatGPT of Gemini); vul de [BLOKHAKEN] in en zeg erbij of je Excel of Google Sheets gebruikt.
1. De formule-uitlegger
Doel: eindelijk snappen wat die overgeërfde formule doet — en wanneer hij stukgaat.
Leg deze spreadsheet-formule uit alsof ik nog nooit een formule heb geschreven: wat doet hij, stap voor stap, en wat betekent elk onderdeel?
Formule: [PLAK DE FORMULE, BIJV. =ALS.FOUT(VERT.ZOEKEN(A2;Blad2!A:C;3;ONWAAR);"niet gevonden")]
Vertel daarna:
1. In welke situaties deze formule fout gaat (lege cellen, tekst in plaats van getallen, verplaatste kolommen).
2. Hoe ik hem test met een simpel voorbeeld.
3. Of er in [EXCEL / GOOGLE SHEETS] een eenvoudigere manier bestaat.
Ik gebruik de Nederlandse versie — houd functienamen dus Nederlands.Waarom dit werkt: de meeste spreadsheet-ellende komt van formules die iedereen gebruikt maar niemand begrijpt. De vraag naar foutsituaties is de belangrijkste — dán weet je waarom het jaartotaal ineens “#N/B” zegt. En die laatste zin voorkomt dat je Engelse functienamen krijgt die je Nederlandse Excel niet slikt.
2. De omzet-overzicht-bouwer
Doel: een simpel overzicht dat in één oogopslag laat zien hoe je jaar loopt.
Help me een simpel omzetoverzicht opzetten in [EXCEL / GOOGLE SHEETS]. Mijn situatie: [EENMANSZAAK/BV, TYPE INKOMSTEN, BIJV. FACTUREN PER PROJECT PLUS EEN PAAR MAANDABONNEMENTEN]. Ik wil per maand zien: omzet, kosten en wat er nog aankomt (openstaande offertes).
Beschrijf:
1. Welke tabbladen en kolommen ik aanmaak.
2. De formules voor maandtotalen en jaartotaal, kant-en-klaar met Nederlandse functienamen.
3. Eén simpele grafiek die het jaar in één oogopslag toont.
Houd het zo simpel dat ik het in een uur bouw: geen macro's, geen draaitabellen tenzij het echt niet anders kan.Waarom dit werkt: het gevaar van spreadsheets is overengineering — na een avond knutselen heb je een dashboard dat je nooit meer invult. De een-uur-eis en het macro-verbod houden het op iets dat je daadwerkelijk bijhoudt.
3. De factuuromschrijving-schrijver
Doel: omschrijvingen waar de klant over drie maanden nog van weet waarvoor hij betaalde.
Schrijf 5 duidelijke factuuromschrijvingen voor deze klus: [WAT JE DEED, VOOR WIE, PERIODE, EVENTUEEL AANTAL UREN OF STUKS].
Eisen:
- De klant moet over 3 maanden nog snappen waarvoor hij betaalde.
- De omschrijving moet aansluiten op wat er in de offerte stond: [OFFERTE-OMSCHRIJVING].
- Maximaal 2 regels per omschrijving.
- Geen vage termen als "diverse werkzaamheden" of "meerwerk" zonder uitleg.
Varieer van formeel tot gewoon-duidelijk, dan kies ik de toon die bij deze klant past.Waarom dit werkt: vage factuurregels zijn de stilste oorzaak van late betalingen — een klant die de regel niet herkent, legt de factuur “even apart”. De koppeling met de offertetekst voorkomt precies die verwarring.
4. De kilometerregistratie-opzet
Doel: een registratie die zo simpel is dat je hem ook in november nog bijhoudt.
Zet een simpele kilometerregistratie voor me op in [EXCEL / GOOGLE SHEETS / EEN NOTITIE-APP]. Ik rijd een [PRIVÉAUTO / AUTO VAN DE ZAAK] en wil zakelijke ritten bijhouden voor de administratie.
Vraag me eerst welke gegevens mijn boekhouder wil zien, en geef daarna:
1. De kolommen die ik minimaal nodig heb (datum, van-naar, doel/klant, kilometers).
2. Formules voor het maand- en jaartotaal, Nederlandse functienamen.
3. Drie praktische tips om het bijhouden vol te houden (zoals terugkerende ritten kopiëren).Waarom dit werkt: het “vraag me eerst”-zinnetje draait de rollen om — de AI stelt de controlevragen voordat hij bouwt, zodat de opzet aansluit op wat je boekhouder daadwerkelijk nodig heeft in plaats van wat de AI mooi lijkt.
5. De BTW-vraag-voorbereider
Doel: beslagen ten ijs bij je boekhouder — niet in plaats van je boekhouder.
Ik heb een BTW-vraag en wil die goed voorbereid aan mijn boekhouder stellen. Mijn situatie: [RECHTSVORM, WAT JE VERKOOPT, AAN WIE: NL/EU/BUITEN EU, PARTICULIER OF ZAKELIJK]. Mijn vraag: [JE VRAAG, BIJV. WELK TARIEF GELDT VOOR DEZE DIENST].
Leg uit hoe dit in Nederland in grote lijnen geregeld is en welke scenario's er in mijn geval kunnen spelen. Geef daarna:
1. Welke stukken en gegevens ik moet klaarleggen.
2. De 3 controlevragen die ik mijn boekhouder moet stellen.
Belangrijk: geef geen definitief antwoord op de BTW-vraag zelf — markeer alles wat de boekhouder moet bevestigen.Waarom dit werkt: belastingregels veranderen jaarlijks en AI-kennis loopt achter, dus een definitief BTW-antwoord uit een chatbot is een gok. Hier geldt hetzelfde principe als bij de juridische prompts uit aflevering #14: AI voor de voorbereiding, de professional voor het antwoord.
Samengevat
- Laat AI formules uitleggen inclusief hun foutsituaties — dan begrijp je je eigen spreadsheet weer.
- Houd overzichten zo simpel dat je ze echt bijhoudt: geen macro’s, bouwtijd maximaal een uur.
- Duidelijke factuuromschrijvingen voorkomen “even apart gelegde” facturen.
- Voor BTW en belastingzaken geldt: AI bereidt voor, je boekhouder beslist.
Vorige aflevering gemist? Lees De 5 beste prompts (#16): conversie en CTA’s.