Sommige klusjes doe je elke week opnieuw: hetzelfde mailtje, hetzelfde lijstje, hetzelfde geknip en geplak. Los kosten ze een kwartier; op jaarbasis zijn het hele werkweken. Deze aflevering gaat over de stap van “AI af en toe iets vragen” naar “AI iets láten doen, op schema”. Vijf prompts om terugkerende taken te herkennen, uit te schrijven en veilig te automatiseren.
De prompts werken in elke chatbot (Claude, ChatGPT of Gemini) — het denkwerk is overal hetzelfde; alleen voor het echt automatisch draaien heb je een tool met routines of agents nodig. Invulvelden staan in [BLOKHAKEN].
1. De automatiseerbaarheids-check
Doel: weten wélke taken zich lenen voor automatisering — en welke je vooral zelf moet blijven doen.
Je bent een nuchtere automatiseringsadviseur voor kleine bedrijven. Hieronder beschrijf ik mijn terugkerende taken. Beoordeel per taak: komt hij vaak terug, zijn de stappen elke keer (bijna) hetzelfde, is de invoer digitaal, en hoe erg is een foutje?
Deel het resultaat in drie groepen in:
1. Nu automatiseren.
2. Deels automatiseren (AI doet het voorwerk, ik controleer).
3. Niet doen (en waarom niet).
Leg per taak in één zin uit waarom hij in die groep valt.
Mijn terugkerende taken: [BESCHRIJF ZE, BIJV. OFFERTES MAKEN, FACTUREN VERSTUREN, SOCIALPOSTS, MAILBOX UITKAMMEN, PLANNING RONDMAKEN]Waarom dit werkt: de vier criteria (frequentie, voorspelbaarheid, digitale invoer, foutgevoeligheid) zijn precies hoe een professional ernaar kijkt. En groep 2 is in de praktijk de grootste winst: AI doet het leeuwendeel van het werk, jij houdt de controle.
2. De stappenplan-extractor
Doel: de werkwijze die alleen in jouw hoofd zit, omzetten in een stappenplan dat iemand anders — of een AI — kan volgen.
Ik ga hardop uitleggen hoe ik [TAAK, BIJV. EEN OFFERTE MAAK] — rommelig, zoals ik het aan een nieuwe collega zou vertellen. Jouw taak: maak er een genummerd stappenplan van dat iemand anders exact kan volgen.
Regels:
- Elke stap begint met een werkwoord.
- Beslismomenten worden expliciet: "als X, dan stap 4, anders stap 5".
- Alles wat ik blijkbaar op gevoel doe, markeer je met [ONDUIDELIJK] plus een vraag aan mij.
Stel na afloop maximaal 5 vragen om de gaten te vullen.
Mijn uitleg: [VERTEL IN JE EIGEN WOORDEN HOE JE DE TAAK DOET]Waarom dit werkt: automatiseren begint niet met techniek maar met opschrijven wat je eigenlijk doet — en dat blijkt altijd rommeliger dan gedacht. De [ONDUIDELIJK]-markeringen zijn goud: dáár zitten de beslissingen die je straks óf vastlegt, óf bewust bij jezelf houdt.
3. De routine-ontwerper
Doel: een terugkerende taak vertalen naar een AI-routine — met duidelijke grenzen.
Ik wil een terugkerende taak door een AI-routine laten uitvoeren (zoals Claude Routines of een vergelijkbare agent die op schema draait). De taak: [BIJV. ELKE MAANDAG CONTROLEREN OF MIJN WEBSITE NOG GOED WERKT EN MIJ EEN KORT RAPPORTJE STUREN].
Ontwerp de routine:
1. Trigger: welke dag en tijd, hoe vaak.
2. Stappen die de agent doorloopt.
3. Informatie of toegang die hij nodig heeft.
4. Wat hij NOOIT zelf mag beslissen en altijd aan mij moet voorleggen.
5. Hoe het resultaat eruitziet (mail, bericht, document).
Wees streng bij punt 4 — begin met een routine die alleen leest en rapporteert, en niets wijzigt.Waarom dit werkt: het verschil tussen een handige routine en een riskante zit in punt 4 — wat de agent níét mag. Alleen-lezen-en-rapporteren is de veilige eerste trede; wat zulke routines in de praktijk doen las je in Claude Routines: website-onderhoud op de automatische piloot.
4. De weekrapport-prompt
Doel: één herbruikbare prompt die van je ruwe cijfers elke vrijdag hetzelfde nette rapport maakt.
Maak een herbruikbare weekrapport-prompt voor mijn bedrijf. Elke vrijdag plak ik mijn ruwe gegevens in ([BIJV. OMZET, AANVRAGEN, WEBSITEBEZOEK, OPENSTAANDE OFFERTES]) en dan wil ik terug:
1. De cijfers van deze week naast die van vorige week.
2. De 3 opvallendste punten.
3. Eén concrete actie voor volgende week.
Schrijf die prompt volledig voor me uit, inclusief een vast invulblok voor de gegevens, zodat ik hem wekelijks alleen hoef te kopiëren en aan te vullen. Toon van het rapport: zakelijk en kort, maximaal 1 A4, geen opsmuk.Waarom dit werkt: dit is een prompt die een prompt maakt — je bouwt je eigen gereedschap. Doordat het formaat elke week identiek is, zie je trends die je in losse cijferbrij mist. Bevalt het, dan is dít bij uitstek de kandidaat om als echte routine in te plannen.
5. Van idee naar briefing voor een bouwer
Doel: je automatiseringsidee zó opschrijven dat een professional er direct mee aan de slag kan.
Ik heb een idee voor een automatisering, maar ik ga hem niet zelf bouwen. Help me een briefing schrijven waarmee een bouwer direct aan de slag kan.
Mijn idee: [BESCHRIJF HET, BIJV. AANVRAGEN VAN MIJN WEBSITE AUTOMATISCH IN MIJN PLANNING ZETTEN PLUS EEN BEVESTIGINGSMAIL NAAR DE KLANT]
Stel me eerst de vragen die een bouwer zou stellen (welke systemen gebruik ik, hoeveel gevallen per week, wat moet er gebeuren bij fouten, wat is het budget). Maak daarna van mijn antwoorden een briefing van één pagina: doel, huidige situatie, gewenste situatie, te koppelen systemen, randvoorwaarden, en hoe we succes meten.Waarom dit werkt: een goede briefing scheelt een bouwer dagen aan heen-en-weer gemail, en dat zie je terug in de offerte. Bovendien merk je tijdens de vragenronde zelf of je idee doordacht is — of dat er nog gaten in zitten.
Wanneer schakel je hulp in?
Zolang een automatisering alleen leest, rapporteert en concepten maakt, kun je ver komen met de prompts hierboven. Zodra hij meerdere systemen aan elkaar knoopt of zelfstandig dingen wijzigt — facturen, planningen, klantcontact — wil je iemand die de foutscenario’s afdekt. Een club als Invoker bouwt zulke AI-automatiseringen op maat; met de briefing uit prompt 5 heb je het gesprek in één keer scherp.
Samengevat
- Automatiseer taken die vaak terugkomen, voorspelbaar verlopen en digitaal binnenkomen — en waar een foutje geen ramp is.
- Schrijf je werkwijze eerst uit; de vage plekken zijn de beslissingen die je bewust moet beleggen.
- Begin elke routine als alleen-lezen-en-rapporteren en breid pas uit als het vertrouwen er is.
- Grote koppelingen laat je bouwen — met een strakke briefing die je met prompt 5 in een half uur maakt.
Vorige aflevering gemist? Lees De 5 beste prompts (#17): spreadsheets en administratie.