De mails die het meeste tijd kosten, zijn nooit de makkelijke. Een offerte opvolgen zonder wanhopig te klinken, slecht nieuws brengen, een klant die te laat betaalt — daar zit je zomaar twintig minuten op te broeden. Deze week vijf prompts voor precies die mails. Kopieer ze, vul de [BLOKHAKEN] in en plak ze in Claude, ChatGPT of Gemini; ze werken in alle drie.
1. De offerte-opvolger die niet pusherig klinkt
Doel: een opvolgmail die de deal weer in beweging krijgt zonder dat je gaat leuren.
Ik heb [X DAGEN OF WEKEN] geleden een offerte gestuurd naar een klant voor [DIENST OF PRODUCT] van [BEDRAG]. Ik heb nog niets gehoord en wil vriendelijk opvolgen zonder pusherig over te komen.
Schrijf een korte opvolgmail (maximaal 120 woorden) die:
- niet begint met "ik wilde even checken" en geen verwijt bevat;
- één nieuw stukje waarde toevoegt, bijvoorbeeld een antwoord op deze twijfel die klanten vaak hebben bij deze dienst: [VEELGESTELDE TWIJFEL VAN KLANTEN];
- één concrete vraag stelt die makkelijk te beantwoorden is;
- de deur openhoudt als het antwoord nee is.
Toon: warm en professioneel, aanspreekvorm [JE OF U]. Geef 2 varianten: één neutraal, één iets persoonlijker. Zet er per variant een onderwerpregel bij.Waarom dit werkt: de standaard-opvolgmail (“Heeft u mijn offerte al kunnen bekijken?”) legt de bal bij de klant en voegt niets toe. Door één stukje nieuwe waarde af te dwingen, geef je de klant een reden om te reageren in plaats van een schuldgevoel. De twijfel die je invult is goud: jij weet waar klanten op afhaken.
2. De slecht-nieuws-mail die niet om de hete brij draait
Doel: vertraging, prijsverhoging of een fout melden zonder wollige excuses vooraf.
Schrijf een mail waarin ik een klant slecht nieuws breng: [HET SLECHTE NIEUWS, BV. DE LEVERING WORDT 2 WEKEN LATER].
Context: [KORTE ACHTERGROND: WAAROM IS DIT GEBEURD]
Wat ik de klant wél kan bieden: [COMPENSATIE, ALTERNATIEF OF OPLOSSING]
Opbouw die ik wil:
1. Het slechte nieuws in de eerste twee zinnen, zonder eromheen te draaien.
2. Kort en eerlijk waarom, zonder ellenlange excuses en zonder de schuld af te schuiven.
3. Wat ik concreet doe om het op te lossen of te compenseren.
4. Wat de klant nu van mij mag verwachten, met een datum erbij.
Toon: verantwoordelijkheid nemen zonder mezelf door het slijk te halen. Maximaal 150 woorden.Waarom dit werkt: de natuurlijke neiging is om het slechte nieuws in alinea drie te verstoppen achter context en excuses — de klant leest dan alleen maar gedraai. Nieuws eerst, reden kort, oplossing concreet: die volgorde houdt het vertrouwen heel. De datum in punt 4 voorkomt dat je over een week wéér zo’n mail moet schrijven.
3. Drie betalingsherinneringen in oplopende toon
Doel: een kant-en-klaar setje herinneringen, van vriendelijk duwtje tot zakelijke laatste stap.
Schrijf 3 betalingsherinneringen voor factuur [FACTUURNUMMER] van [BEDRAG], vervallen op [VERVALDATUM]. De klant is [SOORT KLANT, BV. VASTE KLANT OF EENMALIGE OPDRACHT].
1. Herinnering 1 (paar dagen na de vervaldatum): vriendelijk, gaat uit van een vergissing, betaalinformatie centraal.
2. Herinnering 2 (twee weken later): nog steeds correct, maar duidelijker — benoem de vervaldatum en vraag om een reactie als er iets speelt.
3. Herinnering 3 (een maand later): zakelijk en helder over het vervolg [BV. INCASSO OF WERK OPSCHORTEN], zonder dreigtaal.
Regels: maximaal 100 woorden per mail, geen juridisch jargon, bied altijd een uitweg ("klopt er iets niet? bel of mail me even"). Zet er per mail een onderwerpregel bij.Waarom dit werkt: de meeste late betalers zijn vergeters, geen wanbetalers — daarom begint versie één zonder beschuldiging. De oplopende reeks zorgt dat jij niet per mail hoeft te bedenken hoe streng je vandaag bent. Sla de reeks op als standaardset en pas alleen de invulvelden aan.
4. Van losse aantekeningen naar een nette offerte
Doel: je krabbels van het klantgesprek omzetten in een offertetekst die je zo kunt versturen.
Maak van deze losse aantekeningen een nette offertetekst.
Klant: [NAAM OF SOORT KLANT]
Opdracht: [WAT GA JE DOEN]
Mijn aantekeningen:
[PLAK JE BULLETPOINTS: WERKZAAMHEDEN, PRIJZEN, PLANNING, VOORWAARDEN]
Opbouw: korte samenvatting van de vraag van de klant (zodat die zich begrepen voelt), wat ik ga doen in logische stappen, wat het kost (overzichtelijk, geen verrassingen), de planning, en wat ik van de klant nodig heb om te starten.
Regels: helder Nederlands zonder juridische stijl, actieve zinnen ("ik lever", niet "er wordt geleverd"), bedragen exact overnemen uit mijn aantekeningen en niets erbij verzinnen. Markeer elke aanname die je moet doen met [CHECK].Waarom dit werkt: een offerte schrijven duurt lang omdat je structuur én tekst tegelijk probeert te maken — hier lever jij de inhoud en doet de AI de vorm. De openingssamenvatting van de klantvraag is een kleine truc met groot effect: klanten tekenen sneller bij iemand die aantoonbaar geluisterd heeft. Controleer altijd elke [CHECK] voordat je verstuurt.
5. Het antwoord aan die éne moeilijke klant
Doel: eerst stoom afblazen, daarna een professioneel antwoord — in die volgorde.
Ik heb een vervelende mail van een klant gekregen. Help me in twee stappen.
Stap 1: Hieronder typ ik eerst ongefilterd wat ik ÉCHT zou willen antwoorden. Vat daarna samen welke terechte punten er ondanks de toon in de mail van de klant zitten, en welke van mijn frustraties ik beter niet in mijn antwoord kan zetten.
Stap 2: Schrijf daarna een professioneel antwoord dat de klant serieus neemt zonder alles toe te geven, feiten van emoties scheidt, één concrete oplossing of vervolgstap biedt, en mijn grenzen vriendelijk maar duidelijk aangeeft.
Mail van de klant:
[PLAK DE MAIL VAN DE KLANT]
Wat ik eigenlijk zou willen zeggen:
[SCHRIJF HIER ONGEFILTERD JE REACTIE]Waarom dit werkt: het ongefilterde klad is geen grapje — het haalt de emotie uit je systeem zonder dat de klant het ooit ziet, en de AI vist er de terechte punten uit die je in je boosheid over het hoofd zag. Het uiteindelijke antwoord is daardoor rustig zonder soft te zijn. Laat de mail daarna nog een nachtje liggen als het echt hoog zit.
Samengevat
- Lastige mails hebben een vaste opbouw nodig — geef die opbouw mee in je prompt, dan hoef je zelf alleen de feiten te leveren.
- Laat de AI nooit bedragen, data of toezeggingen verzinnen: markeer aannames en controleer ze.
- Bouw een eigen setje: opvolger, slecht nieuws, herinneringen — invullen en klaar.
Vorige aflevering: #2 — SEO en zoekwoorden. Aflevering 1 gemist? Die vind je hier. Volgende week: social media zonder dagelijks gezwoeg.